5 Dicas para trabalhar com o Assistente Virtual

Um assistente virtual que pode cuidar de tarefas administrativas, financeiras, comerciais e organizacionais. 

E agora, graças à tecnologia das comunicações e ao acesso melhorado à Internet, os Assistentes virtuais tornaram-se uma opção super viável e alta no mercado.

Ferramentas e técnicas para tornar um assistente virtual mais eficiente

Embora a contratação de um assistente virtual tenha se tornado bastante acessível, muitos executivos nunca utilizam o verdadeiro poder de seus assistentes. Aqui estão algumas dicas que devem tornar o seu Assistente Virtual muito mais útil e produtivo:

1. Descobrir quais tarefas o seu Assistente Virtual pode fazer por você

Como um executivo sênior ou profissional, seu tempo é valioso. Ao mesmo tempo, você também precisa lidar com muitas tarefas que podem não exigir sua experiência - mas ainda são essenciais. É aí que entra um Assistente virtual. Se você está contratando um, você também terá que decidir o trabalho que deseja descarregar.

Para a maioria das pessoas, a possibilidade de delegar tarefas administrativas, como compromissos e planejamento de viagem, é o principal motivo para a contratação de Assistentes virtuais. Mas não é isso - Os Assistentes virtuais também podem ser usados ​​para trabalhos mais especializados, como pesquisa de mercado, escrita de blog e contabilidade.

2. Estabeleça um processo e treine seus assistentes

Assim como qualquer outro funcionário, um assistente virtual também precisa estar familiarizado com a maneira como você trabalha. 

Definir o seu agendamento, viagens, comunicação e outras preferências logo no início certamente será sensível. Você também pode estabelecer regras básicas sobre como os dados sensíveis serão tratados e para como e quando seu assistente irá denunciá-lo.

 Além disso, para determinadas tarefas que exigem o uso de aplicativos ou software, você pode achar útil gravar treinamento 'screencasts' com ferramentas como Jing , Screenr ou Screencast-O-Matic .

3. Use Dropbox para dados de backup

Com toda a probabilidade, o seu Assistente virtual estará usando um serviço de backup para garantir que seus dados sejam mantidos seguros. Mas isso não é suficiente: são seus dados, suas informações e seu dinheiro - Veja se você pode configurar um sistema usando Dropbox ou outros serviços de armazenamento na nuvem. Faz muito sentido se você está usando seu assistente virtual para fazer pesquisas de mercado ou contabilidade.

4. Use o Gmail para filtrar mensagens de seus assistentes virtuais

A natureza de longa distância de um Assistente virtual torna bastante provável que sua conta de E-mail veja um fluxo constante de mensagens recebidas e de saída. 

Se você não se preocupar, isso pode acabar subjugando sua Caixa de Entrada. No entanto, você pode evitar isso usando os rótulos do Gmail e as capacidades de filtragem.

5. Use GrexIt para atribuir e delegar tarefas

Eventualmente, se você é bem-sucedido em usar um Assistente Virtual para melhorar sua eficiência - ou não - é dependente de quão bem você atribua e delega o trabalho. O objetivo aqui é economizar tempo e manter-se livre de ter que lidar com tarefas que não exigem sua experiência.

Aplicativos colaborativos como o Grexit podem ser realmente úteis aqui. A Grexit possui rótulos compartilhados do Gmail que lhe permitem acompanhar vários projetos em andamento - enquanto compartilha a informação com outros departamentos ou pessoal relevante. 

Com os rótulos compartilhados da Grexit, você pode facilmente atribuir e delegar tarefas a seus assistentes, acompanhar qualquer trabalho pendente e garantir que todos os funcionários necessários possam colaborar com facilidade.

Se você se identificou com as dicas aqui citadas e deseja trabalhar como assistente virtual, leia este post de Como Ser Assistente Virtual.